Napapansin mo ba na tuwing may pulong o meeting, tila hindi palaging malinaw ang mga napag-usapan at mga desisyon? Maaring ito ay dahil sa kakulangan ng maayos na katitikan ng pulong. Ang tamang pagkakasulat ng katitikan ng pulong ay mahalaga upang matiyak na lahat ng mga desisyon, plano, at usapan ay dokumentado ng maayos. Sa artikulong ito, bibigyan kita ng isang halimbawa ng katitikan ng pulong at ilang mga tip kung paano ito gawin nang epektibo, lalo na sa konteksto ng mga Pilipino.
Ano ang Katitikan ng Pulong?
Ang katitikan ng pulong, o minutes of the meeting sa Ingles, ay isang opisyal na dokumento na naglalaman ng mga detalye ng naganap sa isang pulong. Ito ang nagsisilbing tala ng mga pinag-usapan, mga presentasyon, at mga desisyon na ginawa sa pulong. Mahalaga ito para sa transparency at future reference, lalo na sa mga organisasyon at opisina.
Halimbawa ng Katitikan ng Pulong
Katitikan ng Pulong ng Board Meeting ng Barangay San Jose
Ika-15 ng Oktober, 2024
Barangay Hall, San Jose
Ponente: Francisco dela Cruz
Pumanig: 10:00 AM
Mga dumalo:
- Kapitan Maria Santos
- Kagawad Juan Dela Cruz
- Kagawad Rosa Fernandez
- Kagawad Pedro Ramirez
- Barangay Secretary Linda Torres
Agenda ng Pulong
- Pag-welcome at pagbabahagi ng adenda
- Pag-apruba ng katitikan ng nakaraang pulong
- Pag-uusapan ang mga bagong proyekto para sa barangay
- Pag-budget ng mga proyekto sa barangay
- Mga alalahanin at suhestiyon mula sa mga dumalo
Mga Diskusyon at Desisyon
1. Pag-welcome at pagbabahagi ng agenda
Inumpisahan ang pulong ng Kapitan Maria Santos sa pamamagitan ng pag-welcome sa lahat ng dumalo at pagbabahagi ng agenda para sa pulong.
2. Pag-apruba ng katitikan ng nakaraang pulong
Binasa ni Barangay Secretary Linda Torres ang katitikan ng nakaraang pulong. Inaprubahan ito ng lahat ng dumalo na walang pagbabago.
**3. Pag-uusapan ang mga bagong proyekto para sa Barangay
Si Kagawad Juan Dela Cruz ay nagmungkahi ng pagtatayo ng bagong basketball court sa loob ng Barangay para sa kabataan. Ito ay inaprubahan ng lahat matapos ang maikling diskusyon tungkol sa pondo.
**4. Pag-budget ng mga proyekto sa Barangay
Inilahad ni Kagawad Rosa Fernandez ang nakalaang pondo para sa mga proyektong gagawin. Kasama dito ang mga gastos para sa materyales at manggagawa. Nagkaisa ang lahat sa paglalaan ng budget.
5. Mga alalahanin at suhestiyon mula sa mga dumalo
Si Kagawad Pedro Ramirez ay nagbahagi ng kanyang alalahanin ukol sa kalinisan ng mga pampublikong lugar at nagmungkahi ng regular na clean-up drive. Sinang-ayunan ng lahat na ito’y magandang ideya at napagkasunduan na ito’y isasama sa susunod na proyekto ng Barangay.
Wakas ng Pulong
Ang pulong ay natapos ng 11:30 AM at pinasalamatan ni Kapitan Maria Santos ang lahat ng dumalo.
Mga Lagda:
Kapitan Maria Santos
Barangay Secretary Linda Torres
Mga Tip sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
- Maging masinop sa pagtatala: Dokumentuhin lahat ng importanteng detalye, tulad ng mga pangalan ng dumalo, oras ng pulong, at mga desisyon.
- Gamitin ang tamang format: Sundin ang opisyal na format ng inyong organisasyon. Sa Pilipinas, karaniwan ang paggamit ng bullet points at maikling talata.
- Mag-focus sa mga desisyon: Itala ang lahat ng desisyon, kasama ang mga detalye kung sino ang nakilahok sa diskusyon at paano napagkasunduan ang mga ito.
- Mag-recap pagkatapos ng pulong: Magbigay ng mabilis na recap ng mga napag-usapan upang masiguro na walang naiwan na detalye.
Sa pamamagitan ng tamang pagkakasulat ng katitikan ng pulong, masisiguro natin na lahat ng napag-usapan at mga desisyon ay maipapaabot ng maayos sa lahat ng miyembro ng organisasyon. Maari rin itong magsilbing gabay o reference sa mga susunod na pulong.
Mga Pangwakas na Paalala
Ang pagkakaroon ng maayos na katitikan ng pulong ay hindi lamang nagtataguyod ng transparency, kundi nagbibigay rin ng malinaw na direksyon sa bawat miyembro ng inyong organisasyon. Sa pamamagitan ng masusing pagtatala ng bawat pulong, mas mapapadali ang pagpapatupad ng mga proyekto at paglutas ng mga isyung kinakaharap ng komunidad.
Kung nais niyong matuto pa ng tungkol sa tamang paraan ng pagsulat ng katitikan ng pulong, maraming resources na maari ninyong konsultahin online, pati na rin ang mga expert sa larangan na pwedeng magbigay ng seminar o workshop para rito.
